Có 2 loại dữ liệu cần được trực quan hoá (data visualization), gồm dữ liệu Định tính, ở dạng chữ - dùng để mô tả bản chất của dữ liệu, và Định lượng (Quantitative), tức là dữ liệu ở dạng số.
Các dữ liệu này thường được thể hiện ở dưới dạng biểu đồ hoặc đồ thị. Thường có 4 nhóm biểu đồ chính tương ứng với loại dữ liệu khác nhau:
Thứ nhất, biểu đồ so sánh nhiều tập dữ liệu: biểu đồ cột, biểu đồ tròn, biểu đồ đường. Thứ hai, biểu đồ tương quan giữa hai hay nhiều giá trị: biểu đồ tròn, biểu đồ cột chồng.... Thứ ba, biểu đồ thể hiện những phần trong tổng thể và thay đổi theo thời gian: biểu đồ phân tán, biểu đồ cột. Và thứ tư, biểu đồ thể hiện phân phối theo thời gian, giúp người xem nhìn thấy được xu hướng và phạm vi dữ liệu: biểu đồ bong bóng, biểu đồ đường...
Các đặc điểm của những biểu đồ được thể hiện như sau:
Bar chart (Biểu đồ cột)
Biểu đồ cột là một trong những cách thông dụng nhất để trực quan hoá dữ liệu. Chúng gồm các thanh đứng hoặc thanh ngang, và các trục để hiển thị và so sánh nhiều dữ liệu khác nhau. Biểu đồ cột đặc biệt hiệu quả khi thể hiện các dữ liệu về số, giúp người xem có thể thấy được xu hướng thay đổi trong dữ liệu thông qua những cột dữ liệu.
Một số lưu ý khi sử dụng biểu đồ cột:
Hãy thể hiện nhiều cột dữ liệu trên cùng một dashboard. Điều này sẽ giúp người xem nhanh chóng so sánh thông tin liên quan thay vì phải lật qua một bảng tính hay trang trình bày khác để tìm được câu trả lời cho mình.
Thêm màu sắc cho cột để gây ấn tượng cho các dữ liệu hơn. Ví dụ, thông tin chính của cột là doanh thu, nhưng việc thể hiện lợi nhuận bằng màu sắc sẽ cung cấp insight ngay lập tức cho người xem.
Sử dụng biểu đồ cột chồng (Stacked Bar Chart) để thể hiện nhiều loại đại lượng ngay trên một cột. Việc hiển thị dữ liệu liên quan ở trên đầu mỗi cột sẽ mang lại chiều sâu cho phần phân tích và giải quyết nhiều câu hỏi cùng một lúc về dữ liệu.
Có thể kết nối với biểu đồ tròn cùng với bản đồ. Bản đồ sẽ trở thành “bộ lọc” để người xem quan sát được dữ liệu tương ứng khi nhấp vào các vùng khác nhau trên bản đồ.
Biểu đồ dạng cột - so sánh nhiều cột với nhauNguồn: Tableau
Line chart (Biểu đồ đường)
Biểu đồ đường dùng để kết nối nhiều điểm dữ liệu với nhau ngay trên một đường cong hoặc đường thẳng. Biểu đồ này sẽ kết nối các điểm dữ liệu riêng lẻ thành một chuỗi giá trị để hiển thị xu hướng dữ liệu trong một khoảng thời gian, hay so sánh nhiều đại lượng với nhau.
Ví dụ: biểu đồ đường thể hiện số lượng pageview của một website biến động theo giới tính, độ tuổi.
Lưu ý khi sử dụng biểu đồ đường:
- Để biểu đồ trở nên trực quan, có thể kết hợp biểu đồ đường đi cùng với biểu đồ cột. Chẳng hạn, biểu đồ cột sẽ thể hiện số lượng cổ phiếu bán được trong ngày, còn biểu đồ đường thì thể hiện giá của cổ phiếu tương ứng.
- Khi biểu đồ có hai hay nhiều đường, hãy lấp các khoảng trống bằng các đường kẻ, nhằm tạo ra vùng cho biểu đồ.
- Đặc biệt, trong một biểu đồ, đừng vẽ nhiều hơn 4 đường để tránh cảm giác rối mắt cho người xem khi nhìn vào.
Các dạng thường thấy của biểu đồ đường là Line graph và Line graph with points. Ngoài ra, một dạng khác của biểu đồ đường là Area chart. Thực tế phần dưới của biểu đồ này được tô màu nên người xem sẽ dễ nắm bắt dữ liệu hơn.
Biểu đồ dạng đường
Nguồn: Tableau
Pie chart (Biểu đồ tròn)
Biểu đồ tròn được sử dụng để thể hiện các phần dữ liệu và sự hơn kém giữa các phần trong cùng một chiếc bánh, ví dụ như thị phần của các thương hiệu sữa, phần trăm độ phủ của các loại loại dầu dội đầu trên thị trường… Đây là một trong những biểu đồ thường xuyên bị sử dụng sai cách nhất. Có nhiều người dùng biểu đồ tròn để so sánh các đại lượng khác biệt nhau hoàn toàn. Trong trường hợp đó, hãy sử dụng biểu đồ cột. Vì người xem sẽ không muốn so sánh các loại bánh khác nhau. Những điểm dữ liệu quan trọng sẽ dễ bị bỏ qua và người xem sẽ “tốn thời gian” hơn để hiểu biểu đồ đó nói gì. Đặc biệt cũng có nhiều trường hợp dùng biểu đồ tròn với quá nhiều thành phần có tỉ lệ tương tự nhau, khiến sự khác biệt giữa các phần không rõ nét.
Lưu ý khi sử dụng biểu đồ tròn:
- Đảm bảo tỉ lệ của các phần bánh khi cộng lại phải đủ 100%
- Chỉ sử dụng tối đa 6 miếng bánh trong một biểu đồ. Nếu hơn 6, hãy sử dụng biểu đồ cột. Vì biểu đồ tròn sẽ không thể diễn giải đầy đủ ý nghĩa của quá nhiều loại miếng bánh nhỏ trong tổng thể một chiếc bánh lớn.
- Bắt đầu vẽ biểu đồ theo chiều kim đồng hồ: Thứ tự các miếng bánh nhỏ nên đi từ lớn nhất đến nhỏ nhất và xoay theo chiều kim đồng hồ.
- Mỗi “miếng bánh” phải có màu sắc và chú thích cụ thể.
- Không nên dùng hiệu ứng 3D cho loại biểu đồ này vì người đọc sẽ dễ bị ảo giác, gây khó hiểu hoặc hiểu sai về dữ liệu.
- Cuối cùng, nếu có thể, nên hạn chế sử dụng biểu đồ này. Vì con người đánh giá các hình ảnh về chiều dài tốt, nhưng lại tệ với các góc trong biểu đồ tròn. Điển hình, như biểu đồ chồng Donut (Stacked Donut Chart) không được khuyến khích sử dụng trong bất kỳ tình huống nào vì sự phức tạp của chúng.
Biểu đồ dạng trònNguồn: Tableau
Phần mềm quản lý Kế toán-Tài chính Fuji Accounting của công ty Fujinet đã sử dụng công cụ bản đồ để giúp cho các báo cáo quản trị trở nên sinh động và hiệu quả, giúp cho các nhà quản lý nhìn bao quát và nhanh nhất về hiệu quả kinh doanh từng thời điểm. Sau đây là một số ví dụ về công cụ biểu đồ trong phần mềm Fuji Accounting.
Tổng hợp bán hàng kinh doanh
Sử dụng Pivot table và Chart để thống kê nhanh các chỉ số kinh doanh-bán hàng dưới dạng số liệu hay đồ thị , như :
-Mặt hàng nào bán chạy, lãi trên vốn lớn
-Tổng hợp doanh số trên khách hàng/ nhóm khách hàng
-Tổng hợp doanh số theo nhân viên/đơn vị bán hàng
Theo dõi tức thời hoạt động kinh doanh
Nguồn Brand ; Fuji Accounting.
