Case study – Phân phối thực phẩm nhập khẩu

Kiểm soát tốt hạn sử dụng & tính toán mua hàng hợp lý để không bỏ lỡ cơ hội bán hàng

 

1. Tình Huống

 

Doanh nghiệp A là doanh nghiệp Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực phân phối bán sĩ,bán lẻ thực phẩm, trong đó thực phẩm được mua từ nước ngoài. Vấn đề khó khăn công ty gặp phải là:

 
 
 

2. Vấn Đề

 
  • Quản lý mọi nghiệp vụ bằng giấy tờ, sổ sách nên:
  • Không kiểm soát được hạn sử dụng sản phẩm để kịp thời xử lý hàng hoá.
  • Không có thông tin chung tồn kho để cân đối khi mua hàng nên hàng hoá bị tồn kho nhiều, không
    biêt tồn kho ở đâu còn, ở đâu hết để luân chuyển khi cần thiết.
  • Khi duyệt giá mua nguyên liệu, hàng hóa thì không biết lịch sử giá mua trước đây, không biết.
    đã mua từ những nhà cung cấp nào, nhà cung cấp nào bán giá thấp nhất.
  • Việc mua hàng tự các phòng ban thực hiện mua, vì vậy 1 số hàng hóa mua bị trùng lắp, giá mua không thống nhất.
  • Không có thông tin chung tồn kho để cân đối khi mua hàng nên hàng hoá bị tồn kho nhiều, không biết tồn kho ở đâu, ở đâu hết để luân chuyển khi cần thiết.
  •  
     

    Công ty A đã chọn giải pháp phần mềm Fuji-cocktail để triển khai quản lý nghiệp vụ mua hàng, tồn kho. Từ đó việc quản lý mua hàng và quản lý tồn kho nguyên liệu sản xuất trở nên dễ dàng và hiệu quả.

    Thông tin doanh nghiệp
    Tên công ty … (là công ty con ở Việt nam, có công ty Mẹ tại Nhật Bản)
    Loại hình kinh doanh Sản xuất linh kiện điện tử
    Số nhân viên >500 người
    Nghiệp vụ ứng dụng Mua hàng, Tồn kho

     

    01Vấn đề

  • Không quản lý được giá mua nguyên liệu sản xuất.
  • Không kiểm soát được giá mua: Không so sánh được giá mua từ các nhà cung cấp, không biết được lịch sử giá mua, mỗi phòng ban tự mua hàng riêng biệt.
  • Quản lý thủ công, tài liệu giấy quá nhiều, tốn quá nhiều thời gian.
  • Không quản lý được số lượng tồn kho, không kiểm soát được số lượng đặt hàng.
  • Không kiểm soát được số lượng mua hợp lý.
  •  

    02Đối sách

  • Xây dựng lại qui trình mua hàng sao cho có thể kiểm soát giá chặt chẽ.
  • Các phòng ban không được mua hàng trực tiếp nhà cung cấp mà phải gởi yêu cầu và được mua tập trung thông qua phòng mua hàng.
  • Kiểm soát duyệt mua hàng chặt chẽ hơn thông qua 3 bước duyệt (check): Trưởng phòng ban, nhân viên phòng mua hàng, trưởng phòng mua hàng.
  • Có thể so sánh được báo giá của các nhà cung cấp khác nhau khi duyệt.
  • Có thể xem được lịch sử giá mua trước đây.
  • Áp dụng quản lý tồn kho nguyên liệu sản xuất.
  • Quản lý số lượng nhập hàng khi mua hàng.
  • Quản lý số lượng xuất ra tiêu dùng/sản xuất.
  • Quản lý số lượng nhập trả lại kho.
  • Sử dụng mail liên lạc tự động trong phần mềm.
  • Phần mềm gởi mail tự động nhằm nhắc nhở công việc liên quan giữa các công đoạn.
  • Mail gởi kiểm soát số liệu khi tao tác: thêm, cập nhật, xóa dữ liệu trong phần mềm.
  •  

    03Hiệu quả

  • Nắm bắt được tình số lượng tồn kho nguyên liệu trên từng kho và trên tất cả các kho.
  • Kiểm soát được số lượng đặt hàng hợp lý từ đó đã giảm tồn kho dư thừa đáng kể.
  • Kiểm soát được giá mua từ đó đã mua hàng được giá hợp lý.
  • Quản lý công việc trở nên dễ dàng và chính xác.
  •